Gestionnaire de formation - Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) - UT2J

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises  d’arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la  recherche…

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

Le Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) est un service commun de l'université composé de 35 agents. Il coordonne, anime et développe les missions de formation tout au long de la vie et d'apprentissage au sein de toutes les composantes de l'UT2J. Le service accueille plus de 5 000 stagiaires et auditeurs par an.

Votre périmètre spécifique : Vous aurez en charge la gestion et le suivi d'une cohorte d'environ 70 stagiaires, 80 intervenants, et la mise en œuvre logistique et administrative de 4 à 5 diplômes.

Rattachement : Sous la responsabilité de la Responsable du secteur formations diplômantes et qualifiantes

1. Gestion administrative, financière et scolarité des formations

• Gérer les campagnes de candidatures via l’outil e-candidat.

• Saisir et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques sur les logiciels dédiés (Apogée, Iris, FCA, Kairos, SIGMA).

• Réaliser les devis, le conventionnement, la facturation et le suivi via FCA Manager.

• Paramétrer les séances et assurer le suivi de l’émargement.

• Constituer et suivre les dossiers de financement (OPCO, employeurs, individuels, Région) et instruire les dossiers de rémunération des stagiaires (quota Région).

• Saisir les plans de formation et gérer la rémunératio/n des enseignants (Saghe).

• Assurer le suivi des recettes (formations gérées : env. 200 000 €), participer à l'élaboration du budget et faire du reporting.

2. Organisation et suivi pédagogique

• Organiser les campagnes de sélection, les commissions, les entretiens, les examens et les réunions pédagogiques.

• Assurer le suivi des stagiaires : réunions d'information, demandes de cartes MUT, diffusion des documents pédagogiques et relais des consignes des enseignants (remise des devoirs, etc.).

• Enregistrer les notes, participer aux jurys et délivrer les diplômes et attestations (entrée, présence, réussite).

3. Accueil, information et orientation

• Accueillir, renseigner et orienter les stagiaires, prospects et intervenants (physiquement, par mail et par téléphone).

4. Promotion des formations

• Participer aux actions de communication, mettre à jour les outils du secteur (programmes, plaquettes, flyers, site web) et représenter le service lors de salons professionnels.

• Type de contrat : CDD de 12 mois

• Quotité de travail : 100% (Temps complet)

• Date de prise de poste : 01/09/2026

• Rémunération : Entre 1 850 € et 1 919 € bruts mensuels (selon profil et expérience)

• Catégorie : Catégorie B

Savoirs

• Excellente connaissance de la réglementation, des dispositifs et des modes de financement de la formation professionnelle continue (FVT).

• Connaissance du fonctionnement du système éducatif et des procédures de scolarité universitaire.

Savoir-faire

• Maîtrise indispensable des outils informatiques, bureautiques et des applicatifs de gestion de scolarité/FC.

• Maîtrise des techniques de gestion administrative, financière et de planification.

• Excellentes qualités communicationnelles (écrites et orales).

Savoir-être

• Grande rigueur, sens aigu de l'organisation et capacité d'analyse/synthèse.

• Autonomie, esprit d'initiative et capacité à travailler en équipe.

• Excellente qualité d'écoute, sens du service et aisance relationnelle face à un public exigeant (stagiaires et enseignants).

  
  
  

Niveau d'études / Diplôme : Diplôme de niveau Bac à Bac+2/3 (ou équivalent) avec une expertise requise dans le domaine de la formation continue.